¿Cómo hacer la comunicación más efectiva?

El objetivo de la labor de los profesionales que trabajamos en comunicación y marketing es captar la atención, acercar y fidelizar a sus públicos con la marca y la organización. Sin embargo, a veces no logramos llegar de la forma más adecuada, debido a muchos factores, ya sea por falta de planeación, estrategia o porque desconocemos los intereses y necesidades de los públicos a los que va dirigido el mensaje.

Lograr comunicarnos de forma efectiva,  clara y concisa, es buscar alternativas para contar un mensaje de forma diferente, causando impacto y dejando recordación en la mente de los públicos.

En esta oportunidad, les comparto un video elaborado por la empresa española de helados Cornetto, que explica con una historia de amor la importancia de la comunicación.

 

Elementos de la comunicación estratégica

La investigación, la elaboración de un diagnóstico de comunicación, la identificación de los públicos y la realización de acciones dirigidas a cada uno con un presupuesto y un cronograma, son claves para la gestión de la comunicación. Nora Botero, docente de comunicación social de la Universidad de Medellín, nos explica de manera muy sencilla estos aspectos fundamentales en la comunicación planeada de forma estratégica.

¿Qué debe tener una estrategia de comunicación?

En el momento de diseñar una estrategia de comunicación a veces olvidamos lo esencial, que tiene que estar ligada al proyecto institucional de la empresa (misión, visión y objetivos) y a las condiciones del entorno. Es por esto que hoy les comparto 8 elementos que, a mi parecer, debe tener un estrategia para impactar y lograr los resultados deseados:

1. Centrada en el receptor. Orientada a los públicos y pensada en ellos ya que son la razón por la que hacemos la estrategia de comunicación.

2. Responder a las necesidades de comunicación de la empresa. Los profesionales que planteen la estrategia, deben conocer los intereses institucionales, para qué quieren comunicar, por qué quieren hacer una acción especifica.

3. Coherente e integrada a la organización. Es necesario que esté conectada a los intereses, visión, misión y objetivos de la empresa. Una buena pregunta que puedes hacerte es: ¿qué quieres decirle a tus públicos?.

4. Definir objetivos, responsabilidades y plazos. Una vez tengamos a los públicos definidos, necesitamos identificar los objetivos, qué vamos a hacer, cuándo y cómo lo vamos a hacer.

5. Viable. Miremos los recursos que tenemos para que podamos hacer la estrategia.

6. Optimizar recursos y lograr utilidades. Este punto va muy ligado al anterior. Aprovechemos los recursos que tenemos, los convenios existentes, el talento humano, la infraestructura, entre otros.

7. Creativa e innovadora. Sorprendamos, seamos diferentes.

8. Indicadores de evaluación. Pensemos en indicadores para revisar los objetivos, los plazos, las responsabilidades y el impacto de la estrategia.

¿Cómo identificar a los públicos?

Los públicos o stakeholders, como había explicado en una entrada, son un grupo de empresas y personas que construyen relaciones para el cumplimiento de sus objetivos. Definirlos facilita el éxito de las campañas e iniciativas comunicación y marketing que realicemos en las empresas. En esta publicación hablaré sobre cómo identificar y organizar a los públicos. 

Una forma de reconocerlos es a través de un mapa de públicos, el cual es una representación gráfica de todos los vínculos que tiene la organización con sus públicos. Acá un ejemplo de un mapa de públicos: Mapa de Públicos Internos de SSL INTERNATIONAL PLC & BRANDS

Hay que tener en cuenta que, el mapa de públicos cambia en función de los objetivos de la organización, por ejemplo, si inicialmente una empresa de nuestro sector era la competencia y recientemente nos aliamos a ella, su  presencia y grado en el mapa de públicos cambiará a un vínculo más cercano.

Los pasos para la realización de un mapa de públicos que sugiero son las siguientes:

1. Hacer una lista con los públicos y enumerarlos.

2. Definir el interés de cada público. Se incluye el nombre de la empresa o persona y su relación con la empresa.

3. Clasificar los públicos para empezar a jerarquizar. De los de mayor a menor importancia.

4. Dividir a los públicos por su relevancia en la campaña o por el proyecto institucional de la empresa. Algunos criterios pueden ser según:

–          El poder que tenga la organización.

–          La posición que asuma en la organización o persona.

–          El grado de conocimiento que tenga sobre la empresa.

–          La importancia del público para la organización.

–          La cantidad y el tipo de personas que lo conformen.

5. Clasificar cada público y establecer un perfil para cada uno.

6. Identificar su grado de influencia en los demás públicos y en la empresa.

Finalmente, les comparto una presentación muy completa sobre el tema realizada por el Doctor en Comunicación Empresarial, Francisco Fernández:

¿Qué son los públicos?

Los públicos o stakeholders son un grupo de organizaciones, personas, o ambas partes, que se construyen a partir de los intereses y las relaciones entre estos, para el cumplimiento de sus objetivos.

Los stakeholders son de gran importancia a la hora de diseñar un plan de comunicación porque representan los grupos a los que vamos a orientar las acciones de comunicación que realizamos en beneficio de la empresa.

Para tener más claridad sobre el concepto, comparto tres definiciones que encontré de teóricos de la comunicación corporativa:

Paul Capriotti: “El rol que desempeñan un grupo de personas que ocupan un status determinado en relación con una organización”.

Daniel Scheinsohn: “Es un agrupamiento imaginario que la empresa elabora con el fin de lograr eficacia en sus comunicaciones”.

Roberto Porto Simoes: “Su definición es según la posición respecto al manejo de poder más la probabilidad del conflicto: identificarlos, analizarlos y referenciarlos en cuanto al poder que poseen de influir en los objetivos organizacionales, obstaculizándolos o facilitándolos”.

Algunos públicos en las empresas son:

– Colaboradores – Medios de comunicación – Proveedores – La comunidad en general – Clientes – Sindicatos – Empresas del sector

Las características de los públicos:

Son personas, organizaciones o las dos.

No tienen el mismo grado de conocimiento sobre la empresa.En algunas ocasiones, puede ser negativo o contraproducente darle tanta información a un público específico.

No hay públicos genéricos. Los stakeholders van estrechando vínculos.

Se construyen por los intereses que establecen con la empresa o con la persona.

– Los públicos tienen diferentes grados de importancia.

– Pueden ser amigos, aliados, detractores, benefactores, socios.

Como síntesis, presento una infografía sobre los públicos en las organizaciones:

Los públicos

Créditos de las fotografías: 1 2